Дистанционное делопроизводство в сфере кадров

Автор: Алексей Петров Делопроизводство

Кадровое делопроизводства принадлежит к числу сфер делопроизводства, которые отличаются наиболее интенсивным документооборотом. Каждое событие, будь то принятие на работу нового сотрудника, увольнение, предоставление отпуска или какие-либо другие изменения, сопровождается оформлением большого количества документации. Дополнительно осложнять работу по делопроизводству в этой области может необходимость обрабатывать документы в нескольких удалённых точках. Такая потребность возникает в том случае, если компания состоит из нескольких подразделений или отделов, а ведение документации по кадрам осуществляется только в головном офисе. Сходные сложности возникают и в том случае, если компания сотрудничает с аутсорсинговой службой кадрового делопроизводства. Естественно, что передача документов с курьером задачу ни в одном из двух описанных случаев не решит или окажется слишком дорогой.

Разрешить такую ситуацию можно несколькими способами. Во-первых, это передача взаимодействия со специалистом по кадрам сотруднику удалённого подразделения. Для этого необходимо оформление на него соответствующей доверенности и изготовление печати, которая будет находиться в локальном подразделении. При этом осуществляется пересылка отсканированных документов по электронной почте в главный офис, откуда специалист по кадрам, в свою очередь, высылает образцы заполнения документов, которым следует уполномоченный сотрудник на месте. Для каждого события разрабатывается фиксированный порядок оформления и пересылки документов, устанавливается место хранения оригиналов и копий документов.

Избежать многократных пересылок документов можно в том случае, если компания работает с использованием компьютерной системы учёта кадров. Тогда локальное подразделение может получить удалённый доступ к базе данных и использовать её для оформления и распечатывания документов. Однако возможности удалённой подготовки документов могут оказаться ограничены возможностями программы.

Наконец, ещё один вариант, требующий больших финансовых вложений на этапе внедрения, но и самый удобный – это организация системы электронного документооборота. Такая система предоставляет возможности настройки доступа для каждого пользователя только к определённому кругу документов, отслеживания состояния документов и стадии их обработки, а также хранения электронных и сканированных копий.
Последние комментарии:

Автор: Миркин Виктор (20 марта 2024 г.)

Лидия поделитесь опытом.

Автор: Леонов Толик (18 марта 2024 г.)

Лидия, у вас есть опыт?

Автор: МАРКОВА ЛИДИЯ (12 марта 2024 г.)

Зря вы сомневаетесь в качестве которое могут предоставить стороннии компании - они специалисты и как правило делают свою работу на твердую пятерку!

Автор: Миркин Виктор (07 марта 2024 г.)

Я наверное у большинству присоединяюсь - мне вот не верится в качество удаленки...

Автор: Савельев Денис (05 марта 2024 г.)

Оксана, так вы поделитесь каков был опыт - мы будем признательны! Каждый то судит по себе.